Hur ofta ska kontoret städas?

Hur ofta ska kontoret städas? Kort svar

Det finns inget intervall som passar alla arbetsplatser, och det finns heller ingen regel som säger exakt hur ofta ett kontor ska städas. Det som avgör är hur lokalerna används: hur många som är på plats, hur ofta ni tar emot besök och vilka ytor som delas av många.

Som utgångspunkt kan man tänka i tre nivåer. Ytor som används av alla varje dag, som toaletter, pentry och handtag, behöver ofta skötas varje dag eller flera gånger i veckan. Arbetsplatser och golv i rum som används regelbundet klarar sig ofta med städning en till två gånger i veckan. Mer grundliga moment, som att torka högt belägna ytor eller rengöra stoppade möbler, görs med längre mellanrum, till exempel varje månad eller några gånger per år.

Se det som vanliga upplägg att utgå från, inte som fasta svar. Ett litet kontor med fem personer som mest arbetar vid sina egna skrivbord har helt andra behov än en arbetsplats med öppet landskap, mötesrum som bokas hela dagarna och ett kök där alla äter lunch.

Vad styr intervallet för kontorsstädning?

När man ska bestämma ett intervall för kontorsstädning hjälper det att gå igenom några frågor i lugn och ro. Svaren ger en ganska tydlig bild av hur tätt städningen behöver ske.

• Antal personer i lokalen. Ju fler som delar på samma yta, desto snabbare blir det smutsigt. Folkhälsomyndigheten skriver i sin vägledning för skolor att många personer på en liten yta ställer höga krav på städningen, och samma logik gäller i ett trångt kontor.
• Hur ofta lokalerna används. En arbetsplats där folk är på plats fem dagar i veckan slits mer än ett kontor där de flesta arbetar hemifrån halva veckan. Används lokalerna även kvällar eller helger ökar behovet ytterligare.
• Besök och kundmöten. Tar ni emot kunder, leverantörer eller kandidater på intervju är entrén och mötesrummen det första som syns. Där vill många ha en tätare rytm än i övriga rum.
• Typ av verksamhet. Ett kontor som delar lokal med ett lager, en verkstad eller en butik drar in mer grus och damm än en ren kontorsmiljö.
• Golv, textilier och inredning. Mattor, stoppade stolar och många öppna hyllor samlar damm, medan släta, fria ytor går fortare att hålla rena.
• Årstid. Under vinterhalvåret följer det med mer väta och smuts in på skorna, så entrén kan behöva extra uppmärksamhet under en del av året.

Ytor som behöver tätare städning

Städning arbetsplats handlar sällan om att alla rum ska få samma behandling. Det är några få ytor som står för det mesta av behovet, och det är där det lönar sig att lägga resurserna.

Toaletter. De används av alla, flera gånger om dagen, och det märks direkt när de inte hålls efter. I Folkhälsomyndighetens vägledning för skolor och förskolor nämns toaletter bland de utrymmen som bör städas varje dag när de används dagligen. Råden är skrivna för skolor och förskolor, inte för kontor, men de visar hur en myndighet resonerar kring utrymmen med högt slitage.

Pentry och lunchrum. Diskbänk, kylskåp, mikrovågsugn och bord används av många personer i tät följd. Smulor, spill och disk som blir stående gör snabbt att rummet känns mindre trevligt att vara i.

Entré. Det är här smuts och väta kommer in. En entré som sköts ofta minskar dessutom hur mycket som sprids vidare till resten av lokalen.

Kontaktytor. Dörrhandtag, strömbrytare, hissknappar, kaffemaskinens knappar och skrivarens pekskärm är ytor som många tar i under en dag. Folkhälsomyndigheten skriver för skolans del att ytor man ofta tar i med händerna, som handtag och strömbrytare, ska torkas av dagligen. Även på ett kontor är det en bra tumregel att ge dessa ytor en tätare rytm än övriga ytor.

Mötesrum. Rum som bokas flera gånger om dagen samlar kaffekoppar, fläckar på bordet och fingeravtryck på skärmar. Här beror behovet helt på hur flitigt rummen används.

Städschema för kontoret, yta för yta

Ett städschema för kontoret gör det lätt för alla att se vad som görs och när. Tabellen nedan visar exempel på hur ett schema kan se ut för ett kontor med vardaglig användning. Intervallen är exempel att utgå från och behöver anpassas efter er lokal.

Ett tips är att skriva in i schemat vem som ansvarar för vad. Många företag vill till exempel att medarbetarna själva plockar undan på sina skrivbord och tar hand om disken, medan städningen sköter resten. När det är tydligt blir det enklare för alla.

Vad säger reglerna om städning på arbetsplatsen?

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om utformning av arbetsplatser, AFS 2023:12, gäller sedan 1 januari 2025. Där står i 3 kap. 69 § att arbetsgivaren ska se till att arbetsplatser underhålls och rengörs enligt rutiner. Rutinerna ska vara anpassade efter verksamheten, arbetstagarnas förutsättningar och hur arbetsplatsen är utformad.

Föreskriften anger alltså inte hur ofta ett kontor ska städas. Den lägger i stället ansvaret på arbetsgivaren att ha rutiner som passar just den egna arbetsplatsen. Ett genomtänkt städschema är ett enkelt sätt att visa hur ni har tänkt.

Några andra delar av samma föreskrift hänger ihop med ordning på kontoret:

• Utrymningsvägar och dörrar till utrymningsvägar ska hållas fria från hinder (4 kap. 6 §). Kartonger och möbler som ställs i korridoren är alltså inte bara en städfråga.
• Ett personalutrymme får inte användas för verksamhet eller förvaring som försämrar möjligheten att använda det som personalutrymme (3 kap. 39 §).
• Nära platsen där man äter medhavd mat ska det finnas kylskåp, möjlighet att värma mat och möjlighet att diska (3 kap. 61 §). Det är ytor som behöver skötas för att fungera.

Har ni frågor om just era skyldigheter som arbetsgivare är det Arbetsmiljöverket som är rätt instans att vända sig till.

Tecken på att upplägget behöver ändras

Ett städschema är inget som ska sättas en gång och sedan glömmas bort. Verksamheten förändras, och då behöver upplägget ofta följa med. Här är några tecken på att det är dags att se över intervallen:

• Medarbetare påpekar att toaletter eller pentry känns ofräscha mot slutet av veckan.
• Ni har blivit fler på kontoret, eller fler är på plats samtidigt än tidigare.
• Mötesrummen används mer, eller ni har börjat ta emot fler besök.
• Det syns damm på lister, fönsterbänkar och lampor trots att golven städas.
• Entrén blir snabbt smutsig under höst och vinter.
• Ni har flyttat, byggt om eller tagit över fler rum.
• Det går åt andra hållet: kontoret står mer tomt än förut och ni betalar för mer än ni behöver.

Folkhälsomyndigheten skriver i sin vägledning för skolor att städningen bör följas upp och utvärderas fortlöpande. Det är en bra idé även för ett kontor. En kort avstämning med den som städar några gånger per år räcker ofta för att fånga upp det som behöver justeras.

Offert och avtal – det här är bra att bestämma

Innan ni tar in hjälp med städningen är det bra att ha tänkt igenom vad ni vill ha. Det gör det lättare att jämföra förslag och att följa upp efteråt. Saker som brukar vara värda att bestämma:

• Vilka rum och ytor som ingår, och vilka som inte gör det.
• Hur ofta respektive yta ska städas, gärna i form av ett schema.
• Vilka dagar och vilken del av dagen som passar er verksamhet.
• Hur nycklar, larm och tillträde ska hanteras.
• Vem hos er som är kontaktperson och hur ni hör av er om något behöver ändras.
• Hur ni gör vid extra behov, till exempel inför en kundträff eller efter en ombyggnad.

Ju tydligare det står i offerten, desto mindre risk för missförstånd. Det blir också enklare att ändra upplägget senare, eftersom ni vet exakt vad ni utgår från.

Så hjälper Almas Städ dig

Vi hjälper företag att hitta en rytm för städningen som passar hur lokalerna faktiskt används. Vi börjar med att lyssna på hur er vardag ser ut, föreslår ett upplägg och skickar en tydlig offert där det framgår vad som ingår och hur ofta. Läs mer om vår kontorsstädning för företag, eller ring 073-335 74 07 så pratar vi om era lokaler.

Här i Västerås, där vi har vår bas, tar vi emot förfrågningar om kontorsstädning i Västerås. Vi utgår från Västerås och tar även uppdrag i Eskilstuna, se kontorsstädning i Eskilstuna. Ansvarar du även för en fastighet kan vår guide om vad som ingår i trappstädning vara till hjälp.